Некоторые ошибки вполне безобидны, в то время как другие могут иметь серьезные последствия. Утилизация документов — прекрасный пример: если один из ваших бумажных файлов будет случайно выброшен в мусорное ведро и приведет к раскрытию конфиденциальной информации, ваш бизнес может быть оштрафован или привлечен к суду – или и то, и другое. Чтобы этого не случилось с вами, мы делимся некоторыми из наиболее распространенных ошибок при уничтожении документов, а также способами, с помощью которых вы можете их избежать:
Ошибка № 1: Полагаться на офисные измельчители (шредеры)
Офисные шредеры кажутся хорошим вариантом для уничтожения случайных документов, но они не являются эффективным или безопасным решением для крупномасштабного уничтожения архивов. Вы можете измельчать только ограниченное количество бумаги, из документов необходимо удалять скобы и скрепки, а емкость для измельчения необходимо часто опорожнять.
Если вы хотите сэкономить время и убедиться, что ваши документы надежно уничтожены, наймите надежного и надежного поставщика услуг по уничтожению документов. В таком случае закрытые контейнеры для сбора доставляются в ваш офис. Когда контейнеры заполнены, специалист по измельчению, прошедший фоновую проверку, собирает содержимое и либо уничтожает ваши документы на месте, либо транспортирует их на заводское предприятие по измельчению для уничтожения.
Ошибка № 2: Использование политики хранения ”Один размер для всех»
Политика хранения снижает ответственность и обеспечивает соблюдение требований, но хранение этих документов после того, как они больше не нужны, увеличивает риски конфиденциальности и расходы на хранение. Помните: разные записи имеют разный срок хранения, поэтому важно иметь процесс определения и проверки дат окончательного удаления для каждого типа документов, используемых вашим бизнесом.
Ошибка №3: Неспособность юридически подтвердить уничтожение архива
Без поддающегося проверке процесса уничтожения документов ваша компания не сможет доказать соблюдение законов о конфиденциальности. Профессиональная служба уничтожения документов предоставляет Сертификат об уничтожении по завершении каждого проекта уничтожения. Таким образом, когда регулирующий орган или аудитор появится на вашем пороге, вы сможете предъявить им доказательства соответствия требованиям вашей компании.
Ошибка №4: Выбор транснациональной компании по уничтожению документов
Глобальные компании по уничтожению документов печально известны тем, что относятся к своим клиентам как к цифрам и используют универсальный подход для каждого бизнеса. Но у каждой организации есть уникальные требования к уничтожению документов. Местный партнер по уничтожению документов понимает, что нужно малому и среднему бизнесу, и может предложить решения для уничтожения, адаптированные к индивидуальным потребностям каждого клиента. Они стремятся защитить вашу частную жизнь и служить вашему сообществу.
Мы надеемся, что вы воспользуетесь этой информацией чтобы избежать распространенных ошибок при уничтожении документов и выбрать подходящего поставщика таких услуг для вашего бизнеса.