Основу документооборота при ит-аутсорсинге составляет договор по оперативному сервисному обслуживанию. В нем указывается:
• предмет договора,
• срок и стоимость договора, возможность заключения дополнительных соглашений,
• сроки исполнения по видам работ,
• права и обязанности, ответственность, реквизиты сторон и прочие части, характерные для юридически значимых документов.
Договор, а особенно прилагаемая к нему спецификация — прайс услуг являются неотъемлемой частью конкурсной документации, используемой при выборе аутсорсинговой компании из нескольких претендентов.
В процессе работ по обслуживанию компьютеров используется следующий комплект документов:
• акт сдачи-приемки оказанных услуг специализированной формы ФПУ-26 в двух экземплярах.
• счета-фактуры на оказанные услуги
• акты, подтверждающие неисправность ЭВМ, компьютерных элементов или устройств оргтехники,
• товарные накладная (на новые картриджи, на замененные элементы ПЭВМ и т.п.)
При необходимости, аутсорсинговая компания предоставляет сертификаты соответствия (качества) на т.н. покупные изделия, заменяющие неисправные.
Практика показывает, что неторопливой почте не стоит доверять первые экземпляры документов. Обычно доставка документов проводится совместно с работой по устранению неисправностей или регулярной процедуре обмена истощенных картриджей на заряженные. Для облегчения планирования и учета расходов возможно опережающее представление всех указанных документов в электронном виде. Светую доверить техническое обслуживание компьютеров ответственной организации, которая будет отвечать за качество своих услуг. Применение обоими контрагентами аутсорсингового договора механизма электронной цифровой подписи, возможно, позволило бы полностью перевести документооборот в электронную форму.
