Как создать архив компании?

Для тех, кто серьезно относится к ведению бизнеса, создание архива организации — не просто важный, а обязательный пункт. Дело в том, что только в том случае, если все документы находятся в полном порядке, можно быть уверенным в том, что ваше предприятие работает строго в соответствии с законом и что в случае необходимости, вы всегда сможете найти нужную вам бумагу.

archive-storage-services

Организация архива своими руками

Мы предлагаем несколько советов тем, кто хочет создать собственный архив.

  1. С самого начала внимательно относитесь к каждому документу. Лучше найти нужную бумагу, чем бегать по разным инстанциям и восстанавливать ее. Однако если что-то уже утрачено, не стоит впадать в панику. На сегодняшний день практически любой документ можно восстановить.
  2. Начать создание архива лучше всего с того, чтобы разобрать все документы, которые у вас уже накопились. В этом отношении, конечно же, проще тем, кто создает хранилище с нуля. Если же у вас уже есть какое-то количество бумаг, нужно разобрать их на три группы: то, что обязательно нужно хранить, то, что можно выкинуть или уничтожить, и то, что необходимо восстановить. Ориентироваться тут следует на букву закона. В законодательстве четко прописано, что и сколько нужно хранить.
  3. Следующий пункт: систематизация. Важно разделить все бумаги по двум принципам: тип документа и срок хранения.
  4. Затем нужно грамотно распределить все по папкам. При этом обязательно нужно делать опись. Она делается в электронном виде, а затем — когда все будет готово — распечатывается. Очень важно, чтобы опись была понятна вам. Чтобы в итоге не получилось так, что перед вами — огромное количество папок и непонятный лист, по которому совершенно невозможно сориентироваться.
  5. После того, как все готово, нужно организовать архивохранилище. Это может быть специально выделенное помещение в вашей компании или же арендованные у профессионалов залы. Второй вариант предпочтительнее, так как только в этом случае вы можете быть уверены в том, что ваш архив надежно защищен не только от доступа третьих лиц, но и от огня, затопления и других стихийных бедствий.

Профессиональная организация хранения

Если все вышеперечисленное кажется вам сложным, длительным и малоприятным процессом, то вы можете доверить это дело профессионалам. Если говорить об архиве «с нуля» — в профессиональной помощи зачастую нет надобности. Но вот если компания работает хотя бы год, то велика вероятность того, что без профессионала просто не обойтись.

Поделиться...
Share on VK
VK
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on Facebook
Facebook
0