Для тех, кто серьезно относится к ведению бизнеса, создание архива организации — не просто важный, а обязательный пункт. Дело в том, что только в том случае, если все документы находятся в полном порядке, можно быть уверенным в том, что ваше предприятие работает строго в соответствии с законом и что в случае необходимости, вы всегда сможете найти нужную вам бумагу.
Организация архива своими руками
Мы предлагаем несколько советов тем, кто хочет создать собственный архив.
- С самого начала внимательно относитесь к каждому документу. Лучше найти нужную бумагу, чем бегать по разным инстанциям и восстанавливать ее. Однако если что-то уже утрачено, не стоит впадать в панику. На сегодняшний день практически любой документ можно восстановить.
- Начать создание архива лучше всего с того, чтобы разобрать все документы, которые у вас уже накопились. В этом отношении, конечно же, проще тем, кто создает хранилище с нуля. Если же у вас уже есть какое-то количество бумаг, нужно разобрать их на три группы: то, что обязательно нужно хранить, то, что можно выкинуть или уничтожить, и то, что необходимо восстановить. Ориентироваться тут следует на букву закона. В законодательстве четко прописано, что и сколько нужно хранить.
- Следующий пункт: систематизация. Важно разделить все бумаги по двум принципам: тип документа и срок хранения.
- Затем нужно грамотно распределить все по папкам. При этом обязательно нужно делать опись. Она делается в электронном виде, а затем — когда все будет готово — распечатывается. Очень важно, чтобы опись была понятна вам. Чтобы в итоге не получилось так, что перед вами — огромное количество папок и непонятный лист, по которому совершенно невозможно сориентироваться.
- После того, как все готово, нужно организовать архивохранилище. Это может быть специально выделенное помещение в вашей компании или же арендованные у профессионалов залы. Второй вариант предпочтительнее, так как только в этом случае вы можете быть уверены в том, что ваш архив надежно защищен не только от доступа третьих лиц, но и от огня, затопления и других стихийных бедствий.
Профессиональная организация хранения
Если все вышеперечисленное кажется вам сложным, длительным и малоприятным процессом, то вы можете доверить это дело профессионалам. Если говорить об архиве «с нуля» — в профессиональной помощи зачастую нет надобности. Но вот если компания работает хотя бы год, то велика вероятность того, что без профессионала просто не обойтись.
